Un tallone d’Achille che accomuna imprese di svariati settori e dimensioni? La gestione del tempo. Infatti il tipico grido di dolore che manager e team pronunciano all’unisono risuona dentro e fuori le mura aziendali: “è impossibile riuscire a fare tutto nei tempi previsti”. Eppure la capacità di ottimizzare il tempo – oggi competenza vitale – viene tuttora sottovalutata. Di conseguenza le dispersioni e le perdite continuano a generare costi e danni.

Quantificare dispersioni e perdite di tempo

Immagina che la tua realtà aziendale sia un acquedotto e che l’acqua che sgorga al suo interno sia il tempo: tuo come manager, dei tuoi collaboratori e stakeholder. Prova a visualizzare per un attimo le perdite d’acqua, che nel tuo caso corrispondono a ‘dispersioni di tempo’. Ora pensando alla tua giornata lavorativa media dimmi se ti ritrovi questi scenari.

1. Stai analizzando un report importante da cui dovrai fare proposte o prendere decisioni rilevanti e…ricevi alcune email ‘urgenti’.
2. Hai inserito la dicitura “occupato dalle ore x alle ore y” tuttavia nel bel mezzo di un meeting ricevi uno o più ‘chattini via Teams’ (i più invasivi e male utilizzati) o addirittura telefonate.
3. Stai per iniziare una riunione ma di fatto cominciate 10-15 minuti dopo perché almeno un partecipante è in ritardo. E quando arriva esclama con il candore di un fanciullo “scusate, ero in un altro meeting…”.
4. Iniziate una riunione in orario…ma una o più persone arrivano impreparate. Lo capisci subito perché fanno affermazioni o rivolgono domande totalmente fuori contesto – per intenderci, stile riunione condominiale.
5. Altra perdita di tempo? Mancata o tardiva condivisione di informazioni che impattano sullo svolgimento di un’attività. Esempio: collabori a un progetto con altri reparti e uno di questi non ti comunica per tempo una scadenza che, se non venisse rispettata, pregiudicherebbe tutto il progetto. Di conseguenza il tuo team è costretto a una ‘corsa contro il tempo’ per rispettare tale scadenza, rischiando di performare mare e di commettere errori. Oltre ad aver abbandonato altre priorità predefinite!

A questo punto fai un respiro profondo e chiediti:

• Quante volte al giorno vengo interrotto/a senza preavviso mentre svolgo un’attività? 
• Quanto spesso devo cambiare priorità durante la giornata, a causa di imprevisti o interferenze esterne?
• Infine, tutte queste dispersioni di tempo a quanto ammontano ? 

💡 Tip: calcolale in minuti per misurare la perdita media, al giorno e alla settimana.

In questo modo quantifichi il costo di queste dispersioni di tempo in termini di calo di produttività, efficacia e di efficienza. Per non parlare degli effetti derivanti da situazioni di alto livello di stress prolungato nel tempo, che hanno costi e conseguenze di altra natura.

Come ridurre le dispersioni di tempo

Ora veniamo alle notizie incoraggianti. Alcune realtà hanno già quantificato questi impatti negativi e hanno raccolto il grido di dolore di manager e team, affrontando il problema. Lo dico per esperienza diretta avendo aiutato alcune di queste imprese a migliorare drasticamente la loro capacità di ottimizzare il tempo. Con una impresa in particolare, abbiamo coinvolto vari reparti aziendali con workshop pratici esercitazioni e mirate, ottenendo benefici tangibili. 

👉 Dato che il Time Management è una delle aree d’intervento della Customer Culture Academy, scopri tutti i vantaggi in questa pagina.

Buone conversazioni.

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Immagine in evidenza: Unsplash.com